RefCare: Allgemeines und Funktionen
Der Refugee Care Manager (RefCare) ist eine medizinische Dokumentationssoftware, die speziell für die Versorgung von Asylsuchenden in Aufnahmeeinrichtungen entwickelt wurde. Mit RefCare ist eine einfache und systematische Dokumentation der Behandlung in den Einrichtungsambulanzen möglich. Optional und bei vorliegender Einwilligung seitens des / der Patient*in ermöglicht die Software auch den datenschutzkonformen digitalen Austausch von Patient*innendaten zwischen beteiligten Ambulanzen. Die erhobenen Versorgungsdaten können nach einem eigens entwickelten Indikatorensatz regelmäßig anonymisiert ausgewertet werden.
Aktuell wird RefCare in über 30 Aufnahmeeinrichtungen in drei Bundesländern verwendet.
RefCare wurde im Rahmen des Projektes PriCare (www.pri.care) mit Mitteln des Bundesministeriums für Gesundheit durch die Sektion Health Equity Studies & Migration am Universitätsklinikum Heidelberg entwickelt. Hierbei erfolgte eine enge Zusammenarbeit mit medizinischen Versorgern in den Aufnahmeeinrichtungen, sowie mit verantwortlichen Behörden.
Das Projektförderung endete 2020. Die Software RefCare wurde seither in vielen Einrichtungen in den Routinebetrieb überführt und wird kontinuierlich weiterentwickelt und um neue Funktionen ergänzt. Auch der Forschungsverbund PriCarenet (LINK) wurde nachhaltig verstetigt.
RefCare ist speziell für den Einsatz in Aufnahmeeinrichtungen für Geflüchtete entwickelt worden und wird in enger Abstimmung mit den Nutzer*innen kontinuierlich weiterentwickelt. Hierdurch können die teils spezifischen Anforderungen an die medizinische Dokumentation in Aufnahmeeinrichtungen im Rahmen der Software(weiter)entwicklung berücksichtigt werden.
Grundsätzlich bietet RefCare dem ärztlichen und nicht-ärztlichen Personal rollenbezogene Funktionen zur Unterstützung und Dokumentation der medizinischen Versorgung in den Aufnahmeeinrichtungen.
In RefCare gibt es zudem die Möglichkeit, nach Einwilligung der Patient*innen, Versorgungsdaten elektronisch und verschlüsselt zwischen Einrichtungen zu Zwecken der Mit- und Weiterbehandlung auszutauschen, sofern diese Einrichtungen auch RefCare nutzen.
Das integrierte Surveillancemodul ermöglicht, basierend auf den dokumentierten Behandlungsdaten, die vollständig anonymisierte Berechnung relevanter Versorgungsindikatoren, die sowohl einrichtungsspezifisch als auch -übergreifend ausgewertet werden können. Dies unterstützt neben der Versorgungsplanung in den Einrichtungen auch die Gewinnung weiterer Forschungserkenntnisse in diesem Themenbereich.
RefCare ermöglicht die umfassende digitale Dokumentation der medizinischen Behandlung in Aufnahmeeinrichtungen. Vereinfacht dargestellt lässt sich RefCare in vier Funktionsbereiche aufteilen:
- Verwaltungsfunktionen: Verwaltung von Patient*innenstamm- und Nutzer*innendaten.
- Elektronische Patientenakte: Umfassende Dokumentation der medizinischen Konsultation (u. a. Anamnese, Befund, Diagnose, Therapie) inkl. Verlaufsansicht. Hinzu kommen erweiterte medizinische Funktionen wie das Verfassen von Arztbriefen, die Erstellung standardisierter Formulare (u.a. Rezepte, Überweisungen) und vieles mehr.
- Surveillancemodul: Anonymisierte statistische Auswertung der Versorgungsdaten per „Mausklick“, Ansicht und Herunterladen der Auswertungsergebnisse für die lokale Nutzung und freiwilliger Export der anonymisierten Ergebnisse für die einrichtungsübergreifende Analyse.
- Transfermodul: Datenschutzkonformer und verschlüsselter digitaler Versand von einzelnen Patientenakten oder Befunden an andere Einrichtungen, die mit RefCare arbeiten. Voraussetzung hierfür ist die Einwilligung des betreffenden Patienten oder der betreffenden Patientin.
Neue Patient*innen können Sie in der Verwaltungsfunktion oder der Patientenaktenansicht anlegen. Wählen Sie dazu die Schaltfläche „Neuen Patienten anlegen“ bzw. „Anderen Patienten wählen“ aus. Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Handbuch, das Sie innerhalb von RefCare im „Hilfebereich“ abrufen können.
Bitte wenden Sie sich an die Person mit RefCare–Administratorenrechten in Ihrer Einrichtung und bitten Sie um Rücksetzen Ihres Passworts. Bei darüber hinausgehenden Fragen und Problemen wenden Sie sich an unseren Support (Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de / Hotline: 06221 56-8077 (Mo – Fr 08:00 – 12:00 Uhr und 13:00 – 16:00 Uhr).
Patientenakten können zwischen Einrichtungen die RefCare nutzen digital und verschlüsselt übermittelt werden. Voraussetzung hierfür ist eine Einwilligung seitens des oder der betreffenden Patient*in. Patientenakten können sowohl von anderen Einrichtungen angefragt als auch ‚vorausschauend‘ versendet werden.
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Anleitung finden Sie im Handbuch, das Sie innerhalb von RefCare im „Hilfebereich“ abrufen können. Bei darüber hinaus gehenden Fragen und Problemen wenden Sie sich an unseren Support (Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de / Hotline: 06221 56-8077 (Mo – Fr 08:00 – 12:00 Uhr und 13:00 – 16:00 Uhr)).
Bei Interesse an RefCare stellen wir Ihnen gerne unverbindlich eine Demo-Version von RefCare zur Verfügung. Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de und wir senden Ihnen die Zugangsdaten zu.
Nutzungs- und Lizenzbedingungen
Sie möchten RefCare gerne in Ihrer Ambulanz verwenden? Dann schreiben Sie uns eine E-Mail mit Angaben zu Ihrer Einrichtung, Anzahl an gewünschten Arbeitsplätzen und Ihre Kontaktdaten inklusive Telefonnummer an Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de Wir werden Sie zeitnah kontaktieren.
Die Dokumentationssoftware RefCare wird von der Sektion Health Equity Studies & Migration in der Abteilung Allgemeinmedizin und Versorgungsforschung des Universitätsklinikums Heidelberg angeboten. Die Software wurde im Rahmen des Projekts PriCare (www.pri.care) entwickelt.
Die Einführung von RefCare in Ihrer Einrichtung wird durch unser Implementierungsteam in Form von (Online-) Schulungen und einer zweitägigen Begleitung der Sprechstunden vor Ort unterstützt. Zudem bieten wir einen dauerhaften IT-Support durch eine telefonische Hotline, Installation von Updates, sowie Unterstützung bei der Sicherung und Archivierung von Behandlungsdaten. Zusätzlich werden Ihnen ein Benutzerhandbuch sowie verschiedene Kurzanleitungen bereitgestellt.
Vor der Einführung von RefCare bieten wir allen Nutzer*innen eine (Online-)Schulung an. Zusätzlich können Schulungen im Falle eines Betreiberwechsels sowie bei Bedarf bis zu vier Nachschulungen pro Jahr angefragt werden.
RefCare setzt eine lokale Serverinstallation voraus und läuft browserbasiert. Bei Interesse an RefCare stellen wir Ihnen gerne unverbindlich eine Demo-Version von RefCare zur Verfügung.
Schreiben Sie uns bei Interesse gerne eine E-Mail mit Angabe Ihrer Kontaktdaten inklusive Telefonnummer an RefCare.AMED@med.uni-heidelberg.de. Wir werden Sie zeitnah kontaktieren.
Für die Nutzung von RefCare schließen wir als Sektion Health Equity Studies & Migration des Universitätsklinikums Heidelberg mit Ihnen einen Lizenzvertrag ab. Bei Interesse erstellen wir Ihnen gerne ein vorläufiges Angebot. Schreiben Sie uns dazu eine E-Mail mit Angaben zu Ihrer Einrichtung, Anzahl an gewünschten Arbeitsplätzen und Ihre Kontaktdaten inklusive Telefonnummer an Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de. Wir werden Sie zeitnah kontaktieren.
Die Lizenzkosten für die Software RefCare hängen von dem Umfang der jeweiligen Nutzung ab. Bei Interesse erstellen wir gerne ein vorläufiges Angebot, dafür wenden Sie sich bitte an Refcare.AMED@med.uni-heidelberg.de. Den Lizenzen liegt ein nicht-kommerzielles Lizenzierungsmodell zwischen öffentlichen Einrichtungen zugrunde, das bedeutet jegliche Einnahmen werden ausschließlich für Softwarenutzung und -weiterentwicklung verausgabt. Es entsteht kein Profit.